Thứ Sáu, 18 tháng 10, 2013

Tổ chức sự kiện: Sơ đồ hướng dẫn khách mời

Bài viết này tôi dự tính từ đầu tháng 8 nhưng lu bu nhiều việc lại quên béng đi, bữa nay nhận email của Aiim có hứng khởi nên mở blog ra gõ vài chữ
Tôi rất thích tổ chức sự kiện, tuy nhiên tôi chưa có cơ hội được tham gia trực tiếp tổ chức những sự kiện lớn mà chỉ mới làm tình nguyện viên vài chương trình nho nhỏ, nhờ bản tánh thích học hỏi nên tôi luôn quan sát những sự kiện lớn nhỏ từng tham gia, đọc sách, báo hướng dẫn cách tổ chức,...tự rút ra kinh nghiệm cho bản thân. Tôi cũng hay tự suy nghĩ, lên kế hoạch 1 chương trình nào đó theo cách của mình.

Đặc biệt tôi thích đọc những tài liệu cách tổ chức chương trình, sự kiện của nước ngoài (nhất là Nhật Bản, HQ) bởi tác phong chuyên nghiệp, sự chu đáo với khách mời, kế hoạch chi tiết chính xác

Gần đây, chỗ tôi làm có những sự kiện tôi lên tiếng góp ý nhưng ko được sếp tiếp nhận, và cuối cùng kết quả chương trình diễn ra không thành công và có sự cố đúng như những gì tôi dự đoán.

Trên Internet có rất nhiều bài viết hướng dẫn tổ chức sự kiện, riêng bài viết này tôi chỉ đề cập đến vấn đề hướng dẫn trong thư mời. Điểm khác biệt giữa BTC có chú ý quan tâm đến khách mời thực sự (như một người phụ nữ chu đáo trong gia đình)

Đầu tháng 8, lần đầu tiên tôi tức giận bỏ về khi đã đến nơi tổ chức sự kiện vì không tìm được chỗ gửi xe máy, khi gọi điện cho BTC, tôi tưởng họ sẽ ra cửa hướng dẫn, đằng này chỉ nói qua loa rồi thôi, bảo vệ của quán cafe (nơi tổ chức chương trình) 3-4 người đứng thờ ơ giơ tay chỉ đại chứ cũng chẳng hướng dẫn cụ thể

Lúc đầu, email gửi mời ghi : Địa điểm: Café Trung Nguyên, 25B, Trần Cao Vân, Q.1, Tp. HCM (Góc Hai Bà Trưng và Trần Cao Vân) (Bản đồ)

Sau khi đọc hướng dẫn và xem bản đồ, tôi đinh ninh là sẽ nhanh chóng tìm được địa điểm tổ chức.
Do đường Trần Cao Vân là đường 1 chiều, và các bạn tổ chức sự kiện nên nhớ góc ngã tư có 4 vị trí. Vì vậy phải ghi chính xác là nằm ở góc nào, dấu hiệu nhận dạng (càng chi tiết càng tốt)
Tôi thường xuyên nhận được những cuộc hẹn hoặc hướng dẫn chung chung là ở ngã tư đường ..... giao thông ở SG mật độ dày và lộn xộn, vì vậy di chuyển từ bên trái qua phải, hay từ bên này qua bên kia không phải dễ dàng, nhất là gặp đường một chiều lỡ chạy qua rồi vòng lại phải đánh 1 vòng tròn rất mất thời gian

Bãi gửi xe: Ở Sài Gòn, tìm bãi giữ xe không đơn giản, có những nơi phải gửi xe chỗ ở xa rồi đi bộ lại, có cao ốc không nhận giữ xe máy, có nơi chỉ giữ xe 1-2 tiếng, .... có chỗ không ghi bảng nhận giữ xe rõ ràng, có chỗ giữ xe làm mất xe của khách...
Vì vậy, trong thư mời nên hướng dẫn rõ ràng vị trí nơi giữ xe để khách không mất thời gian lúng túng tìm chỗ.

Đây là sơ đồ trong email của trường Aiim gửi mời tham dự hội thảo, sơ đồ hướng dẫn rất chi tiết và tiện lợi cho khách mời chứng tỏ sự chu đáo của BTC.
Bởi vì nếu khách phải mất thời gian chạy tới chạy lui tìm địa điểm, rồi phải tìm chỗ gửi xe đổ mồ hôi, vừa mất thời gian vừa bực mình, bước vào phòng hội thảo tâm lý không thoải mái & điểm tốt ấn tượng về BTC sẽ giảm thấp hơn.
Sẵn tiện nói đến yếu tố con người, nhiều công ty, tổ chức trang hoàng văn phòng thật đẹp với hoa tươi, decor sang trọng, nữ tiếp tân xinh đẹp dễ mến để chào đón khách mời, đối tác...
Tuy nhiên, hầu hết quên rằng người đầu tiên tiếp xúc với khách không phải là tiếp tân mà là người giữ xe, bảo vệ cổng. 
Nhiều cửa hàng, cơ quan, siêu thị, nhân viên giữ xe (bảo vệ) ăn mặc nhếch nhác, lôi thôi, tác phong không nghiêm chỉnh, giao tiếp với khách cộc cằn, không niềm nở lịch sự. Nếu cấp quản lý nhắc nhở, theo dõi và điều chỉnh hành vi của giữ xe/bảo vệ sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách ngay từ phút đầu tiên đặt chân đến cổng đơn vị

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét